Bir hukuk bürosu, müvekkillerinin kimlik, iletişim, mali ve çoğu zaman özel nitelikli kişisel verilerini işler. Bu, büroyu Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bakımından veri sorumlusu yapar. Aşağıdaki liste hukuki danışmanlık yerine geçmez; ama büronuzun gözden geçirmesi gereken başlıkları toplar.
Aydınlatma ve hukuki sebep
- Müvekkile verileri neden, hangi hukuki sebeple, kimlere aktarılarak işlediğinizi anlatan bir aydınlatma metni verin.
- Vekâlet sözleşmesi ve avukatlık mevzuatından doğan yükümlülükleri, işleme sebeplerinizle eşleştirerek kayda geçirin.
- Aydınlatma metnini yalnızca web sitenizde değil, müvekkille ilk temas anında da sunun.
Kimin neyi görebileceği
- Her çalışanın tüm dosyalara erişmesi gerekmez. Rol bazlı yetki kullanın: avukat, stajyer, sekreter için ayrı kapsam.
- Ayrılan çalışanın erişimini aynı gün kapatın.
- Paylaşılan tek bir kullanıcı adı/şifre kullanmayın; her kişinin kendi hesabı olsun.
Verinin nerede durduğu
- Müvekkil verisinin hangi sunucuda, hangi ülkede tutulduğunu bilin ve yazılı olarak kaydedin.
- Verileri bireysel bilgisayarlarda, e-posta eklerinde ve mesajlaşma uygulamalarında dağınık tutmaktan kaçının.
- Düzenli yedek alın ve yedeğin geri yüklenebildiğini en az yılda bir deneyin.
Saklama ve imha
- Dosya kapandıktan sonra verinin ne kadar süre saklanacağını belirleyin.
- Süre dolunca silme, yok etme ya da anonim hâle getirme işlemini kayda geçirin.
Veri ihlali anında ne yapılır
- Bir ihlal olursa, ihlalin öğrenilmesinden itibaren 72 saat içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na bildirim yapılması gerektiğini bilin; kimin bu bildirimi yapacağını önceden belirleyin.
- Etkilenen kişilere en kısa sürede bilgi verilmesi gerekir.
Yazılım seçiminde sorulacak sorular
Bir dava takip yazılımı seçerken şunları sorun: Veri nerede duruyor? Yetki modeli var mı? Erişim kayıtları tutuluyor mu? Yedek ve güncelleme kimde? Adliom büronun kendi sunucusunda çalışır; veri büroda kalır, rol bazlı yetki ve güvenlik duvarı hazır gelir. Ayrıntı için Güvenlik ve KVKK sayfasına bakın.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; kişisel veri uyumunuz için bir veri koruma uzmanından destek almanızı öneririz.
Adliom’u yakından görün
Canlı demoyu şifresiz açın ya da büronuza özel teklif isteyin.