Birçok büro dava listesini yıllardır bir Excel dosyasında tutuyor. Küçük bir büroda bu işe yarar; ekip büyüdükçe ya da dosya sayısı arttıkça sorunlar başlar: aynı dosyanın iki kopyası, kimin neyi güncellediği belirsiz kayıtlar, kaçan süreler. Geçiş korkutucu görünür, ama doğru sırayla yapılırsa bir iki haftada biter.
1. Önce neyi tuttuğunuzu yazın
Tablonuzdaki sütunlara bakın ve gerçekten kullandıklarınızı ayıklayın. Çoğu büroda şu alanlar çıkar: müvekkil, dava konusu, mahkeme, esas numarası, taraflar, sonraki duruşma, sorumlu avukat, durum. Kullanılmayan sütunları taşımayın; geçiş, temizlik için iyi bir fırsattır.
2. Aktif dosyalarla başlayın
Bütün arşivi bir anda taşımaya çalışmayın. Önce aktif davaları ve önümüzdeki aylarda süresi olan işleri alın. Kapanmış dosyalar için arşiv ayrı bir adımdır ve acelesi yoktur.
3. Süreleri ayrıca ve eksiksiz girin
Excel'de süreler çoğu zaman bir "not" sütununa sıkışır. Yeni sistemde her süreyi ayrı bir kayıt olarak girin: türü, tetikleyici tarih, son gün ve sorumlu kişi. Bu adım, geçişin en değerli kısmıdır; çünkü kaçan süreyi önleyen şey budur.
4. Küçük bir pilotla başlayın
Tüm ekibi aynı gün zorlamayın. Bir avukat ve bir stajyerle bir hafta pilot yürütün, eksikleri not edin, sonra herkese açın. Ekibin ilk haftada aldığı küçük kazanımlar (örneğin tek tıkla dosya bulmak) benimsemeyi hızlandırır.
5. Eski tabloyu bir tarihte kapatın
Geçişin en sık başarısız olduğu yer, iki sistemin birlikte yaşamasıdır. Bir kesme tarihi belirleyin ve o günden sonra Excel'i yalnızca okunur hâle getirin. Aksi hâlde veri iki yerde çoğalır.
Adliom ile geçiş
Adliom'da dava, taraf, süre, belge ve not aynı dosyada durur; müvekkil kendi girişinden süreci görebilir. Kurulum ve ekip eğitimini biz yapıyoruz; ilk aktif dosyalarınızın aktarımında da yanınızdayız. Neye benzediğini görmek için canlı demoyu şifresiz açabilirsiniz.
Adliom’u yakından görün
Canlı demoyu şifresiz açın ya da büronuza özel teklif isteyin.