Avukatın müvekkille WhatsApp'tan yazışması yasak değildir ve pratikte çok yaygındır; ancak risksiz de değildir. Başlıca riskler, mesajların ve yedeklerin yurt dışındaki sunuculardan geçmesinin KVKK m. 9 kapsamında yurt dışına aktarım tartışması doğurması, kişisel telefonda tutulan yazışmaların sır saklama yükümlülüğü (Av.K. m. 36) açısından kontrolsüz kalması ve yazışmaların dava dosyasına kaydedilmemesidir. Temkinli yol, WhatsApp'ı kısa bildirim ve randevu için kullanmak, hassas bilgi ve belgeyi büronun kontrolündeki bir kanaldan, örneğin müvekkil portalından paylaşmaktır.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; KVKK uygulaması somut veri akışına göre değerlendirilmelidir.
Pratik faydası
Müvekkillerin neredeyse tamamı WhatsApp kullanıyor ve e-postaya göre çok daha hızlı dönüyor. Duruşma hatırlatması, eksik evrak talebi, randevu teyidi gibi kısa iletişim için etkili bir kanal. Sorun, kanalın kolaylığı yüzünden her şeyin oraya taşınmasıdır: dilekçe taslağı, sağlık raporu, kimlik fotoğrafı, ses kaydı.
KVKK açısından riskler
Hukuki sebep ve aydınlatma
Dava takibi için müvekkil verisinin işlenmesi çoğu zaman açık rızaya dayanmaz; bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunluluk ya da sözleşmenin ifası gibi hukuki sebeplere dayanabilir. Ancak hangi sebebe dayanırsanız dayanın aydınlatma yükümlülüğü devam eder: müvekkile verilerinin hangi kanallardan, hangi amaçla işlendiğini söylemelisiniz. WhatsApp kullanıyorsanız bu, aydınlatma metninizde yer almalı.
Yurt dışına aktarım tartışması
WhatsApp'ın sunucuları Türkiye'de değil. KVKK m. 9, 7499 sayılı Kanun'la değişti ve değişiklik 1 Haziran 2024'te yürürlüğe girdi. Yeni sistemde yurt dışı aktarım üç kademeye bağlandı:
- Aktarılan ülke hakkında Kurul'un yeterlilik kararı.
- Yeterlilik kararı yoksa uygun güvenceler: Kurul'un ilan ettiği standart sözleşme (imzadan itibaren beş iş günü içinde Kurul'a bildirilir), bağlayıcı şirket kuralları veya Kurul izniyle taahhütname.
- Bunlar da yoksa yalnızca arızi, yani düzenli olmayan ve olağan faaliyet akışında yer almayan aktarımlar için sayılan istisnalar. Açık rıza artık bu son kademedeki istisnalardan biridir; eski sistemdeki gibi genel bir dayanak değildir. Eski düzene göre açık rızaya dayanan aktarımlar için geçiş süresi 1 Eylül 2024'te sona erdi.
Bir avukatın müvekkiliyle WhatsApp'ta yazışmasının avukat açısından bir yurt dışı aktarım olup olmadığı, olursa hangi dayanağa oturacağı tartışmalıdır. Uçtan uca şifreleme mesaj içeriğini korur, ama meta veri ve bulut yedekleri ayrı bir konudur; yedekler varsayılan olarak uçtan uca şifreli değildir, bu ayrıca açılmalıdır. Kesin bir cevap vermek yerine riski küçültmek daha doğru: hassas içeriği bu kanala koymayın.
Özel nitelikli veri
Sağlık raporu, ceza mahkûmiyeti bilgisi, biyometrik veri ve benzeri bilgiler KVKK m. 6 kapsamında özel nitelikli kişisel veridir ve daha sıkı şartlara tabidir. Ceza, iş kazası, boşanma ve tazminat dosyalarında bu tür belgeler sık geçer. Bunları anlık mesajlaşma uygulamasıyla almak ve göndermek, riskin en yoğun olduğu nokta.
Sır saklama
Av.K. m. 36'ya göre avukat, görevi nedeniyle öğrendiği hususları açığa vuramaz. Kişisel telefondaki yazışmalar bu yükümlülük açısından üç zayıf noktaya sahiptir: telefonun kaybolması veya çalınması, aile bireyleriyle paylaşılan cihazlar ve bulut yedekleri. Ayrıca büro çalışanı ayrıldığında, yazışmalar onun telefonunda kalır.
Kişisel telefon yerine büro hattı
Büro adına ayrı bir numara, mümkünse WhatsApp Business hesabıyla kullanmak birkaç sorunu birlikte çözer:
- Yazışmalar kişiye değil büroya ait olur; çalışan değişse de kayıt büroda kalır.
- Mesai dışı sınırı koymak kolaylaşır.
- Aydınlatma metninde tek bir kanal tanımlarsınız.
- Kimin hangi müvekkille ne yazıştığı görülebilir.
Yazışmaları kayıt altına almak
Müvekkile verilen talimat, müvekkilden alınan onay veya bilgi dosyanın parçasıdır. "WhatsApp'ta konuşmuştuk" ileride ispat ve sorumluluk açısından zayıf bir dayanaktır. Önemli yazışmaları dava dosyasına not veya belge olarak işleyin. Saklama süresi ve imha konusunu da kişisel veri saklama ve imha politikanıza bağlayın. Uyum adımları için avukatlar için KVKK kontrol listesi yazısına bakabilirsiniz.
Müvekkil portalı alternatifi
Müvekkilin büronun sunucusundaki bir portala güvenli girişle bağlanıp kendi dosyasının durumunu görmesi, belge yüklemesi ve büroyla mesajlaşması, yazışmanın büronun kontrolünde kalmasını sağlar. Pratik bir denge şu olabilir: WhatsApp yalnızca "portalda yeni bir mesajınız var" veya "yarın 10.00'da duruşmanız var" gibi kısa bildirimler için, içerik ise portalda.
Adliom'da
Adliom'un müvekkil portalında müvekkil kendi davasını görür ve büroyla güvenli mesajlaşır; veri büronun kendi sunucusunda kalır. WhatsApp asistanı bildirim gönderir ve müvekkile bildirim için rıza alınır. KVKK aydınlatma formu ve diğer güvenlik özellikleri için güvenlik ve KVKK sayfasına bakabilirsiniz.
Sık sorulanlar
Avukatın müvekkille WhatsApp'tan yazışması yasak mı?
Hayır, bunu yasaklayan bir kural yok. Ancak KVKK'daki aydınlatma ve yurt dışı aktarım kuralları ile Av.K. m. 36'daki sır saklama yükümlülüğü geçerlidir. Bu nedenle WhatsApp'ı kısa iletişim için kullanmak, hassas bilgi ve belgeleri büronun kontrolündeki bir kanaldan paylaşmak daha temkinli bir yoldur.
WhatsApp kullanmak için müvekkilden açık rıza almak gerekir mi?
Kesin bir cevabı yok. Dava takibi için veri işleme çoğu zaman açık rıza dışındaki hukuki sebeplere dayanır, ama yurt dışı aktarım boyutu ayrıca değerlendirilmelidir. 2024 değişikliğinden sonra açık rıza yalnızca arızi aktarımlar için bir istisnadır. Uygulamanızı bir KVKK danışmanı veya baronuzla birlikte değerlendirin.
2024 KVKK değişikliği yurt dışına aktarımda neyi değiştirdi?
7499 sayılı Kanun'la değişen KVKK m. 9, 1 Haziran 2024'ten itibaren yurt dışı aktarımı sırasıyla yeterlilik kararına, uygun güvencelere ve sınırlı arızi hallere bağladı. Standart sözleşme imzadan itibaren beş iş günü içinde Kurul'a bildirilir. Açık rıza artık genel bir aktarım dayanağı değil, arızi aktarım istisnalarından biridir.
Müvekkil yazışmalarını nasıl saklamalıyım?
Önemli yazışmaları ilgili dava dosyasına not veya belge olarak işleyin ve kişisel telefonda bırakmayın. Saklama ve imha sürelerini kişisel veri saklama ve imha politikanıza bağlayın. Bulut yedeği kullanıyorsanız şifrelemenin açık olduğundan emin olun.
Adliom’u yakından görün
Canlı demoyu şifresiz açın ya da büronuza özel teklif isteyin.