Hukuk bürosu yazılımı seçerken bakılacak on nokta şunlardır: süre ve duruşma takibinin güvenilirliği, adli tatil hesabı, müvekkil iletişimi ve portal, emsal karar arama, belge yönetimi, kullanıcı rolleri, verinin nerede durduğu ve KVKK, veriyi dışa aktarabilme, lisans modelinin 3-5 yıllık toplam maliyeti, destek ile deneme imkânı. Bu listedeki ilk iki madde zayıfsa diğerlerinin iyi olması pek bir şey değiştirmez; avukat programının asıl işi süre kaçırmamanızı sağlamaktır.
Aşağıda her maddeyi, demo sırasında sorulacak somut sorularla birlikte açıyoruz.
1. Süre ve duruşma takibi
Program, tebliğ tarihini girdiğinizde süreyi kendisi hesaplamalı, son günü takvime koymalı ve size yeterince önceden hatırlatmalı. Duruşma tarihleri, ara karar gereği yapılacak işler ve kesin süreler ayrı ayrı görünmeli. Demoda şunu deneyin: bir istinaf süresi girin, son günün hafta sonuna denk geldiği bir örnek seçin ve programın ne yaptığına bakın.
2. Adli tatil hesabı
Adli tatil 20 Temmuz'da başlar, 31 Ağustos'ta biter. Ama tatilin süreye etkisi yargı koluna göre farklıdır: hukuk yargılamasında tatile denk gelen süre, tatilin bittiği günden itibaren bir hafta uzamış sayılır (HMK m. 104); ceza yargılamasında bu uzama üç gündür (CMK m. 331). Tatilde de işleyen işler ayrıca vardır. Yazılım bu ayrımı yapmıyorsa hesabı elle kontrol etmek zorunda kalırsınız, bu da programın varlık sebebini ortadan kaldırır.
3. Müvekkil iletişimi ve portal
Müvekkilin "dosyam ne durumda" sorusu büronun en çok tekrarlanan telefonudur. Müvekkilin kendi dosyasının özetini, yaklaşan duruşmayı ve paylaşılan belgeleri güvenli bir girişle görebildiği bir portal bu yükü ciddi ölçüde azaltır. Portalda müvekkilin yalnızca kendi dosyasını görebildiğinden, büro içi notların ona açılmadığından emin olun.
4. Emsal karar arama
Dilekçe yazarken programdan çıkmadan Yargıtay ve bölge adliye mahkemesi kararlarında arama yapabilmek ciddi zaman kazandırır. Arama sonuçlarının kaynağını, güncellenme sıklığını ve bulunan kararı dosyaya bağlayıp bağlayamadığınızı sorun.
5. Belge yönetimi
Dilekçe, tutanak, bilirkişi raporu ve müvekkil evrakı dosyaya bağlı, aranabilir ve sürümlü durmalı. Belgeleri kimin yüklediği ve kimin açtığı görülebilmeli. Dosya boyutu ve toplam depolama için bir sınır varsa baştan öğrenin.
6. Kullanıcı rolleri
Avukat, stajyer ve sekreter aynı şeyleri görmemeli. Stajyerin hangi dosyalara erişeceğini, sekreterin mali bilgileri görüp görmeyeceğini siz belirleyebilmelisiniz. Büro büyüdükçe bu ayar, sır saklama yükümlülüğünün (Av.K. m. 36) pratikteki karşılığı haline gelir.
7. Veri nerede duruyor ve KVKK
Müvekkil verisi ya yazılım firmasının bulutunda ya da büronun kendi sunucusunda durur. Bulutta sunucunun hangi ülkede olduğu, yedeğin nerede tutulduğu ve firmanın veri işleyen sıfatıyla hangi taahhütleri verdiği önemlidir; yurt dışındaki bir sunucu KVKK m. 9 kapsamında yurt dışına aktarım sorusunu gündeme getirir. Kendi sunucunuzda veri sizin kontrolünüzdedir, karşılığında yedek ve güvenlik sorumluluğu da sizdedir. Ayrıntılı karşılaştırma için kendi sunucunuzda mı, bulutta mı yazısına, uyum adımları için avukatlar için KVKK kontrol listesi yazısına bakabilirsiniz.
8. Veri dışa aktarma
Yazılımı bırakmak istediğinizde dava, müvekkil, süre ve belge kayıtlarınızı okunabilir bir biçimde alabiliyor musunuz? Bu soruya net cevap alamadığınız bir program, yıllar içinde sizi kilitler. Sözleşmede dışa aktarma hakkını ve biçimini yazılı olarak isteyin.
9. Lisans modeli ve toplam maliyet
Aylık abonelik ilk ay ucuz görünür; ömürlük lisans ilk gün pahalı görünür. Doğru karşılaştırma için toplam maliyeti 3-5 yıl üzerinden hesaplayın:
- Abonelikte: kullanıcı başı aylık ücret × kullanıcı sayısı × 12 × yıl sayısı. Yıllık zam ihtimalini ve yeni kullanıcı eklendiğinde ücretin nasıl değiştiğini de katın.
- Ömürlük lisansta: tek seferlik lisans bedeli + varsa kurulum, sunucu ve isteğe bağlı destek bedelleri.
- Her iki modelde: veri taşıma, eğitim ve aboneliği bıraktığınızda verinize ne olacağı.
Aboneliği bıraktığınız gün programa erişiminiz kapanıyorsa, ödediğiniz para bir kullanım bedelidir. Ömürlük lisansta program sizde kalır.
10. Destek, güncelleme ve deneme
Mevzuat değişir; süre kuralları, harç ve tatil hesapları güncellenmelidir. Güncellemelerin lisansa dahil olup olmadığını, destek talebine ne kadar sürede dönüldüğünü sorun. Son olarak, kendi gerçek dosyalarınıza benzeyen birkaç örnekle demo veya deneme yapmadan karar vermeyin. Bir haftalık deneme, satış sunumundan daha çok şey söyler.
Adliom'da
Adliom büronun kendi sunucusuna kurulur, veri büroda kalır; ömürlük lisansla tek ödeme yapılır. Dava, süre, duruşma, müvekkil, belge ve randevu yönetimi; avukat ve stajyer rolleri; müvekkil portalı ve Yargıtay ile BAM emsal karar arama aynı programdadır. Ayrıntılar için özellikler ve fiyat sayfalarına bakabilirsiniz.
Sık sorulanlar
Hukuk bürosu yazılımında en önemli özellik nedir?
Süre ve duruşma takibidir. Program tebliğ tarihinden son günü doğru hesaplamıyor, adli tatili yargı koluna göre ayırmıyor ve zamanında hatırlatmıyorsa diğer özellikler bu açığı kapatmaz. Demoda mutlaka son günü hafta sonuna veya adli tatile denk gelen bir örnek deneyin.
Ömürlük lisans mı, aylık abonelik mi daha mantıklı?
Tek doğru cevap yok; karşılaştırmayı 3-5 yıllık toplam maliyet üzerinden yapmak gerekir. Abonelikte ücret kullanıcı sayısı ve yıllar boyunca birikir, bıraktığınızda erişim kapanabilir. Ömürlük lisansta ilk ödeme yüksektir ama program sizde kalır. Kurulum, destek ve sunucu giderlerini de hesaba katın.
Müvekkil verisinin bulutta durması KVKK'ya aykırı mı?
Kendi başına aykırı değildir, ama sunucunun yeri, veri işleyen sözleşmesi ve güvenlik önlemleri önemlidir. Sunucu yurt dışındaysa KVKK m. 9'daki aktarım kuralları devreye girer. Verinin büronun kendi sunucusunda durması bu soruyu büyük ölçüde ortadan kaldırır, ama yedek ve güvenlik sorumluluğunu büroya bırakır.
Mevcut programdan verilerimi taşıyabilir miyim?
Bu, eski programın veriyi hangi biçimde dışa aktarmanıza izin verdiğine bağlıdır. Yeni bir yazılım seçerken hem eski programdan çıkışı hem de yeni programdan ileride çıkışı sözleşmeye yazdırmak en sağlıklı yoldur.
Adliom’u yakından görün
Canlı demoyu şifresiz açın ya da büronuza özel teklif isteyin.